Nútíma vinnuumhverfi og öryggisráðstafanir

Höfundur: Grétar Gíslason, Tæknistjóri / CTO

Hvað er nútíma vinnuumhverfi? Hvernig getur það breytt og bætt mitt vinnuumhvefi? Hvernig getur vinnuumhverfi gert vinnu tölvudeildar auðveldari?

* mynd tekin frá heimasíðu Microsoft

Umhverfi fyrirtækja geta verið mismunandi en flest eiga þau það sameiginlegt að vera flókin og kostnaðarsöm. Rekstur netþjóna, útstöðva og annarra tækja krefst þess að tölvudeildin sem rekur umhverfið þarf að viðhalda mikilli þekkingu á öllum þeim hlutum sem notaðir eru.

Með flutningi á fyrirækjum yfir í Microsoft 365 gefst fyrirtækjum tækifæri á því að einfalda vinnuumhverfið til muna og í leiðinni auka afköst starfsmanna og vernda fyrirtækið er kemur að gögnum. Einnig mun sparast tími fyrir tölvudeildina til þess að einbeita sér að öðrum mikilvægum rekstri kerfa innan fyrirtækissins.

Það sem nútíma vinnuumhverfi er að koma í veg fyrir er t.d.:

Léleg samskipti: samskipti starfsmanna er á mismunandi stað sem leiðir til skorts á sýnileika- og stýringu gagna, sem og misskilningi.

Úrrelt tækni: Stórar fjárfestingar innan fyrirtækja er kemur að vélbúnaði og hugbúnaði veldur því að fyrirtækin sitja eftir í þróun á tækni.

Gagnaleki: Fyrirtæki hafa oftast litla yfirsýn yfir gögn og hvernig aðgengi starfsmanna er að þeim.

Engin sjálfsafgreiðsla á einföldum aðgerðum: Notendur og starfsmenn tölvudeildar eyða mikilvægum tíma í einföld mál eins og að skipta um lykilorð.

Hvernig náum við þessu fram?

Innleiðingaferlið á nútímavinnuumhverfi felst í innleiðingu á nýjum lausnum, nýjum ferlum og kennslu á umhverfið. Ef þetta helst ekki allt í hendur þá er erfiðara að ná fram þeirri hagræðingu sem leitast er eftir.

Skipulagning og undirbúningur á innleiðingu Microsoft 365 lausna er mikilvægasti þátturinn í því að flutningur gangi vel. Í því ferli er farið yfir þær lausnir sem notaðar eru í dag, viðskiptaaðferðir fyrirtækissins skoðaðar, yfirferð á útstöðvum og kerfum og séð til þess að það standist kröfur Microsoft til þess að tengjast.

Þegar um er að ræða stór fyrirtæki eða fyrirtæki með flóknar uppsetningar á umhverfum er gott að marka stefnu í skýjavæðinu með t.d. “Cloud first” og ferli teiknað upp þar sem verkefnin eru sett upp í tímalínu.

*Cloud first: þegar innleiða á ný kerfi, er skoðað fyrst hvort hægt sé að setja þau upp í skýinu áður en skoðaðar eru aðrar lausnir

Fræðsla fyrir notendur á nýrri tækni og ferlum þarf að eiga sér stað til þess að fyrirtækið í heild sinni haldist í hendur þegar kemur að nýjum vinnuaðferðum og tækni. Ef þekking starfsmanna er ekki til staðar á nýjum lausnum mun það fara aftur yfir í að nýta sér gamlar aðferðir.

Öryggi í Microsoft 365 er mjög öflugt og snertir það á tengipunktum að gögnum og umhverfum fyrirtækisins. Með því að vernda auðkenni starfsmanna og gögn, tæki og netþjónaumhverfi fyrirækisins er hægt að koma í veg fyrir eða gera óprúttnum aðillum erfiðara fyrir að gera skaða.

Innleiðing getur hafist þegar búið er að ákveða hvernig og hvað þarf að gera. Innleiðingar á nútíma vinnuumhverfi eru mismundandi á milli fyrirtækja og tímalengd einnig og er því ekki hægt að fara yfir það hérna. Hinsvegar að neðan er tekið fram hvaða lausnir eru í boði til að ná fram nútíma umhverfi.

Lausnir

Office 365 inniheldur lausnir á borð við Outlook, Excel, Word, OneNote, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, Stream, PowerPoint og fl. og eru þær lausnir alltaf uppfærðar í nýjustu útgáfur.

Intune er tækjastjórnun sem leikur stórt hlutverk í því að vernda umhverfi fyrirtækja. Með réttri uppsetningu er hægt að stjórna hvernig tæki eru notuð innan fyrirtækisins, hvaðan tæki geta tengst gögnum, hvernig forrit eiga að vera stillt og fl. Fyrir tölvudeildir er Intune magnað tæki til þess að fá heildaryfirsýn á því hvernig þau eru notuð og t.d. dreifingu á forritum eins og Microsoft Teams, Office pökkum og öðrum Microsoft 365 forritum.

Multi-factor authentication er eitt og sér stærsta stökk sem fyrirtæki geta tekið þegar kemur að öryggi. Þar sem notendur sem tengjast fyrirtækinu þurfa að notast við tvöfalt auðkenni til þess að komast að gögnum eins og tölvupósti.

Öryggislausnir í Microsoft 365 eru fjölmargar en til þess að ná yfir þær allar hefur þeim verið skipt upp í fjóra flokka Identity & Access Management, Information Protection, Threat Protectioni og Security Management.

Microsoft 365 Security portfolio

* mynd tekin frá heimasíðu Microsoft

Eins og sést hérna að ofan, eru öryggislausnir Microsoft fjölmargar þegar kemur að Microsoft 365. Ef fyrirtæki ætla sér að ná fram svipuðu öryggi í sínu netþjónaumhverfi, þá er það mjög kostnaðarsamt í tækni og þekkingu.

Windows 10: Með innleiðingu á Microsoft 365 er hægt að fá Windows 10 Pro og Enterprise en það fer eftir því hvaða leyfi eru tekin hverju sinni.

Sjáfvirknivæðing í Microsoft 365 getur verið mismunandi eftir því hvað er verið að leitast eftir. Með t.d. Windows Autopilot er hægt að sjálfvirknivæða uppsetningu á vélbúnaði starfsmanna sem minnkar kostnað til muna þegar kemur að uppsetningum eða enduruppsetningum nýrra véla. Önnur lausn er Power Automate og gerir það notendum og kerfisstjórum kleift að búa til sjálfvirka ferla fyrir sitt umhverfi eða gögn. Þetta eru einungis lítið brot af þeim vörum sem í boði eru er kemur að sjálfvirknivæðingu.

Hérna að ofan er ég aðeins og nefna þær helstu lausnir sem í boði eru í Microsoft 365 en þær eru miklu fleirri og mun ég taka þær nánar fyrir í næstu skrifum.